Erros tributários em NFes

Todo empreendedor precisa se preocupar com a gestão de suas Notas Fiscais, pois a contabilidade é uma parte importante para a saúde da empresa.

Muitas vezes a empresa realiza uma compra e só chega a receber algum documento referente à esta compra no momento da entrega. Na maioria das vezes o documento recebido é o DANFe, um resumo da Nota Fiscal em papel, que não tem nenhuma validade jurídica.

Você pode não ter percebido, mas o problema começou bem antes da entrega. A contabilidade deve estar sabendo do pedido no momento da compra, para qual finalidade ela foi realizada e seus valores (frete, impostos, valor da mercadoria em si, etc).

Tudo isto, entrará nas informações que serão entregues em obrigações fiscais para a fiscalização do Governo. Caso sua empresa perca o controle disso, multas podem ser enviadas para a empresa.

Outro problema é saber se a mercadoria que chegou está de acordo com o pedido realizado: quantidade, tamanho, cor e demais características. Caso não esteja, esta mercadoria deverá ser devolvida.

Então, a primeira dica para evitar este tipo de erro, é a Consulta de NFe(Nota Fiscal eletrônica). Fazendo a consulta com o Arquivei, a sua empresa sabe (em tempo real) o que foi emitido contra o CNPJ dela.

A consulta resolve tudo? Não. Por isso este post irá te ajudar a identificar alguns erros em códigos tributários para corrigi-los enquanto ainda é tempo.

Carta de Correção não serve para erros tributários

A situação se complica para qualquer empresa no caso de erros tributários, tanto emitentes quanto recebedoras da Nota Fiscal, porque qualquer item que altere a arrecadação de impostos não pode ser alterado pela Carta de Correção eletrônica (CCe).

Então você não tem opção. Nesse caso, a única alternativa é emitir uma Nota Fiscal de devolução do produto para que a empresa vendedora possa emitir outra NFe referente àquela venda.

Essa falta de controle gera retrabalho, atrasos, além de possíveis pagamento de tributos pagos erroneamente.

Se sua empresa pagar tributos à mais do que deveria por conta de erros em Notas Fiscais, perderá dinheiro.

Mas se sua empresa pagar tributos à menos, poderá ser pega numa fiscalização, isso acarretará multas e mais perda de dinheiro.

Pesquisa sobre erros tributários

A Arquivei, solução em consulta, download e armazenamento de documentos fiscais, realizou uma pesquisa com aproximadamente 600 empresas de diversos segmentos.

Essa pesquisa apontou que 63,3% dessas empresas recebe com frequência Notas Fiscais com algum erro tributário.

“ESTES DADOS DEMONSTRAM QUE ESSE TIPO DE PROBLEMA AINDA GERA MUITA DOR DE CABEÇA PARA TODO TIPO E TAMANHO DE EMPRESAS. INFELIZMENTE NEM TODOS OS DEPARTAMENTOS FISCAIS DAS EMPRESAS CONSEGUEM FAZER UMA GESTÃO EFICAZ DE SEUS DOCUMENTOS E DADOS FISCAIS E, POR CONTA DISSO, ALGUMAS IMPLICAÇÕES E MULTAS PODEM DECORRER”, PONTUA CHRISTIAN DE CICO, CEO DA ARQUIVEI.

Alguns erros citados foram em relação à alíquota de ICMS, PIS, COFINS e códigos CFOP.

Desse total, as empresas afirmaram que:

• 14,8% tem problemas com erros em notas fiscais diariamente;

• 33,5% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por semana;

• 40,9% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez ao mês;

• 10,8% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por trimestre.

ICMS e os erros nas Notas Fiscais

No caso de transações comerciais entre estados é importante ressaltar que existem alíquotas diferentes para cada um. Além disso, alguns produtos são isentos desse imposto. Por isso a atenção com ele deve ser maior.

A substituição tributária é um regime no qual a responsabilidade pelo recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) é atribuída ao contribuinte que não o próprio gerador da venda. Apenas uma empresa é responsável por recolher o ICMS devido em toda a transação comercial.

A vantagem para o Governo é que, além de receber o imposto antes, a fiscalização pode se concentrar em poucas e principais empresas da cadeia de vendas, ao invés de investigar todas.

Equipe alinhada com tecnologia para diminuição de erros

Ter uma equipe que domine tributações é importantíssimo. Porém, se a correta adequação de rotinas tributárias depende única e exclusivamente de e-mail de seus fornecedores para receber NFes e demais documentos fiscais, todo a competência e o trabalho podem ir por água abaixo.

Uma equipe tributária eficiente e eficaz consegue trabalhar com as informações para a realização de escrituração fiscal das atividades da empresa, assessoria no registro contábil das provisões tributárias e estudos das diversas alternativas para redução da carga fiscal.

Para realização de atividades mais analíticas e de gestão, é necessário que cheguem até a empresa informações precisas e em tempo hábil para realização de escriturações sem retrabalho.

O uso de soluções tecnológicas que otimizem o tempo e trabalho manual das áreas fiscais e contábeis é imprescindível para a segurança das empresas no que se refere à erros tributários.

Para saber se sua empresa está trabalhando da forma mais adequada com as Notas Fiscais que recebe, vale à pena parar e analisar o seu dia a dia.

Se sua rotina é correr atrás de e-mails com NFes e receber mercadorias com DANFes sem saber o que fazer com elas, é hora de adotar uma estratégia que te permita ter total controle da área fiscal e contábil e ainda eliminar de vez os erros tributários, identificando-os e corrigindo à tempo.

Solução para erros tributários em NFes

Receber as NFes emitidas contra seu CNPJ momentos após elas serem emitidas, torna a rotina diária desses departamentos muito mais produtivas.

Se um grande problema das empresas é justamente corrigir erros eventuais em Notas recebidas, ter acesso à essas notas imediatamente te dá a oportunidade de conferi-las e encontrar esses erros à tempo de solicitar ao seu fornecedor o cancelamento da mesma antes que a mercadoria saia do estoque e antes das 24 horas que são permitidas pela Sefaz.

A solução em Notas Fiscais Arquivei consulta NFes emitidas contra seu CNPJ, baixa esses arquivos e ainda os armazena para que os diferentes departamentos da empresa possam usar suas informações à favor de uma gestão mais eficaz.

Além disso, é possível identificar NFes emitidas incorretamente contra o CNPJ de sua empresa e realizar a Manifestação do Destinatário para informar o desconhecimento de tal transação.